Положення про канцелярію Любарського районного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ керівника апарату

Любарського районного

суду Житомирської області

від 15 серпня 2012р. № 30 

П О Л О Ж Е Н НЯ

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ЛЮБАРСЬКОГО

РАЙОННОГО СУДУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1.      Загальні положення

1.1. Канцелярія Любарського районного суду Житомирської області (далі – суд) є структурним підрозділом Любарського районного суду Житомирської області та підпорядковується йому.

1.2. Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидію корупції» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби та цим положенням.

1.3. Керівництво канцелярії:

1.3.1. Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.

1.3.2.  Інші працівники суду призначаються на посади і звільняються з посад наказом  керівника апарату суду.

 2. Структура канцелярії

2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Житомирській області. 

2.2. До складу канцелярії входять старший секретар суду,консультант суду,  секретарі суду та архіваріус суду.

2.2.1.Канцелярію суду очолює старший секретар суду,призначений на посаду наказом керівника апарату суду.

2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

3.  Завдання і функції канцелярії

3.1  Дотримання загальних   правил  ведення судового  діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень.

3.2. Щоденне протягом робочого часу приймання, реєстрація та передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням  працівникам апарату суду відповідно до обов'язків та суддям. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

3.3.Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду

3.4. Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

3.5. Здійснення обліку  і  зберігання  виконаних документів.

3.6.   Реєстрація та облік судових справ і матеріалів.

3.7.   Реєстрація та облік звернень громадян.

3.8.   Систематизація законодавства України та судової практики.

3.9. Контроль за дотриманням порядку формуванням судових справ, визначеного чинним законодавством.

3.10. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

3.11 Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху.

3.12. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху.

3.13. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження у відкритті провадження, у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено.

3.14. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено.

3.15. Приймання й облік апеляцій, апеляційних скарг  на судові рішення.

3.16. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

 3.17.  Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах.

3.18. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.19. Дотримання порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів.

3.20.  Виготовлення та подання до відповідних інстанцій статистичної звітності суду. 

3.21. Ведення   архівної   справи,  підготовка  й оформлення судових справ та документів діяльності  суду  згідно  з номенклатурою   справ   суду   для   зберігання   в  архіві  суду, забезпечення збереження архівних  справ. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

3.22. Підготовка необхідних довідок на основі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

3.23. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

3.24. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

3.25.Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.26.Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.27.За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

3.28.Проведення узагальнення роботи суду.

 4. Організація роботи

4.1.      Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання завдань канцелярії.

4.2.      Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

4.3.      Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії затверджуються керівником апарату суду.

4.4.      Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

4.5.      У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

4.6.      Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

4.7.      Вразі відсутності архіваріуса, виконання його посадових обов’язків покладається на старшого секретаря суду.

5. Права

5.1. Канцелярія має право:

5.1.1. Давати вказівки  іншим працівникам апарату суду  з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному Положенні.

5.1.2. Вимагати й одержувати від  інших працівників апарату суду матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.

5.1.3. Вимагати надання інформації про виконання документів, доручень і рішень.

5.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.

5.1.5. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо удосконалення організації діяльності канцелярії суду.

5.1.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.

5.2. Старший секретар суду також має право:

5.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

6. Відповідальність канцелярії

6.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.

6.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

6.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань і функцій.

6.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

6.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

6.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

6.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

6.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

6.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

7. Заключні положення

7.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.

7.2. Внесена пропозиція розглядається,  відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

7.3. Внесення змін і доповнень у  Положення затверджується керівником апарату суду.